O Outlook é uma ferramenta muito poderosa, mas não é totalmente usada pela maioria dos usuários. Oferecemos algumas dicas para tornar seu trabalho com este programa mais rápido, eficiente e agradável.
Suporte para: Esta dica vem em primeiro lugar por uma razão. Muitos dados são armazenados no Outlook e ninguém deseja perder esse tipo de informação. Fazer backup é tão fácil quanto copiar um arquivo (mais precisamente, um arquivo PST). Usar a função de exportação não é a melhor maneira de fazer um backup adequado. A Microsoft adicionou o aplicativo de plug-in de backup gratuito que você pode usar para localizar e atribuir arquivos PST. Ele também possui a função de lembrete para fazer um backup quando o Outlook estiver fechado. Se você deseja copiar todos os dados do Outlook e fazê-lo automaticamente, é recomendável usar o ABF Outlook Backup
Feche o Outlook antes de desligar o computador– Se você desligar o PC, os aplicativos executados automaticamente serão fechados. Este procedimento não é recomendado para o Outlook porque funciona com servidores externos e o desligamento é mais lento Windows A ferramenta do Outlook fecha automaticamente e o arquivo PST pode ser danificado ou até mesmo perdido. Se outros aplicativos estiverem associados ao Outlook, você também deverá fechá-los antes de desligar o computador. Caso contrário, o Outlook não será fechado. Para verificar se o Outlook está completamente fechado, executamos o Gerenciador de tarefas e verifique se o processo do Outlook.exe não está listado.
Salve seus contatos: Quando você insere o endereço de um contato em um novo email, o Outlook sugere endereços e contatos. Esse é um recurso muito útil, mas pode ser perigoso, pois esquecemos de colocar os contatos na pasta apropriada. A sugestão automática para o Outlook 2007 e versões anteriores é baseada em caches de endereços usados anteriormente para os quais enviamos emails. Eles não se referem à pasta de contatos. Para salvar rapidamente um contato nesta pasta, clique com o botão direito do mouse no endereço e selecione "Adicionar aos contatos do Outlook". Para importar o cache de sugestão automática para o Outlook, você pode inserir Importar contatos do arquivo nk2. Para remover um nome da lista de contatos sugeridos, selecione-o com as setas e pressione a tecla Delete.
Desativar antivírus: Integrar um scanner antivírus ao Outlook parece uma idéia inteligente, mas não é. Como temos uma ferramenta que analisa os arquivos baixados no computador, já estamos suficientemente protegidos. Um programa antivírus interno pode causar muitos problemas ao enviar, receber e exibir mensagens. Você também pode desacelerar o Outlook. A melhor solução é desabilitá-lo. Usaremos o Outlook com o mesmo nível de segurança com mais eficiência.
Desativar Adicionar Acessórios você não usa– Alguns aplicativos que você instala no seu computador também instalam complementos nas configurações do Outlook. Esses complementos instalados fazem com que o Outlook seja mais lento ou com falha porque a versão desses suplementos e a versão do Outlook não são compatíveis ou por outros motivos. De qualquer forma, é melhor desinstalar todos os plugins que você não está usando. Neste manual, você aprenderá como fazê-lo.
Mantenha seus arquivos PST sem erros: Os arquivos PST podem falhar sob certas condições. É comum quando ocorre um erro no Outlook. O Outlook verifica os arquivos e faz pequenos ajustes para remover erros. Apesar dessa correção, ferramentas como scanpst.exe podem ser usadas para verificar mais detalhadamente esses possíveis erros. Não se esqueça de ativar a opção de fazer backup desses arquivos. Um arquivo PST íntegro pode impedir a perda de dados, problemas de indexação ou problemas se alguns plug-ins tentarem acessar as informações armazenadas nesses arquivos.
Não importa, sim, conecte-se: Se você tiver um arquivo PST adicional e quiser ver o que ele contém, não use o recurso de importação. Você pode abrir esse arquivo diretamente com o seguinte comando: Arquivo> Abrir> Arquivo de Dados do Outlook. Se esse arquivo contiver algo que você deseja salvar no arquivo PST original, use copiar ou mover itens de uma pasta para outra. A importação não é a melhor maneira de restaurar uma cópia de backup de um arquivo PST. Nas configurações da conta, você pode especificar para qual arquivo PST seus novos emails devem ser enviados. Em muito poucos casos, é recomendável usar a função de importação.
Não conecte aos arquivos PST que estão em um compartilhamento de rede: É uma daquelas coisas que soa bem no começo, mas não é realmente uma boa ideia. Como os arquivos PST são bancos de dados, eles dependem muito das ações específicas do disco rígido para executar as ações apropriadas. Isso não é possível se você conectar esse tipo de arquivo à rede. Isso pode levar a um desempenho ruim e corrupção de dados ou perda de arquivos. A Microsoft indicou que esta configuração não é suportada. Uma solução é salvar o original no computador e usar o Outlook Addin para criar backups em um recurso compartilhado.
Use mais do que regras para organizar o email– As regras são uma ótima maneira de classificar seus e-mails. No entanto, se você tiver muitas regras, o gerenciamento de regras poderá ser mais complicado do que os próprios e-mails.O uso incorreto também pode criar duplicatas. Se você estiver conectado a um servidor Exchange, o número de regras poderá ser limitado pelo tamanho dessas regras. Portanto, você deve examinar as outras opções de gerenciamento de email que o Outlook oferece. A função de pesquisa instantânea no Outlook também é muito poderosa e você pode encontrar o email que está procurando imediatamente.
Use os campos "Para", "CC", "Cco" e "De" corretamente– Essa dica é útil para qualquer ferramenta de email e não apenas para o Outlook. Saber usar os diferentes campos pode evitar confusão ou inconveniência para o destinatário. Em geral, os campos individuais são usados da seguinte maneira: «Para«: Digite o endereço da pessoa ou pessoas com quem você deseja se comunicar. Se usarmos o campo "Cco" (veja abaixo), digite seu próprio endereço de e-mail aqui. "CC": Este campo é usado quando você envia a mensagem a uma pessoa adicional para fins informativos e deseja informar ao destinatário que essa pessoa será informada. Em geral, as pessoas neste campo não têm ações específicas na mensagem. Se o destinatário selecionar Responder a todos, a pessoa listada em CC também será notificada. "Cco": este campo contém uma pessoa adicional que recebe a mensagem sem que o destinatário saiba. Também é usado para enviar a mesma mensagem para várias pessoas que não se conhecem, para não divulgar seus endereços. Se o destinatário quiser "responder a todos", as pessoas da BCC não serão acompanhadas. "De": no Outlook 2010, esse campo será exibido automaticamente se você tiver configurado várias contas de email para selecionar a conta para emails de saída
