10 maneiras de ficar abaixo do orçamento (PDF grátis)

Ficar dentro do seu orçamento é um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos de TI. Essas dicas ajudarão você a adotar as melhores práticas para reduzir os custos extras.

Do e-book:

Quase todos os projetos de TI enfrentam um grande desafio semelhante: orçamentos. Apenas cerca de metade de todos os projetos terminam abaixo do orçamento, de acordo com o Project Management Institute.

Isso ocorre em grande parte porque, muitas vezes, os orçamentos são estimativas com base no que se sabe quando o projeto é iniciado, disse Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials. “Esperamos que as equipes de projeto forneçam estimativas definitivas em um momento em que ainda há um alto nível de incerteza”, disse Zucker. “Estimativas e orçamentos mais precisos podem ser calculados após o escopo e os requisitos serem melhor compreendidos. A essa altura, a maioria dos orçamentos dos projetos já foi estabelecida.”

As metodologias ágeis de projeto e desenvolvimento de software explodiram em toda a empresa como formas de ajudar os projetos a operar com mais eficiência em termos de tempo e custos, mas muitas empresas ainda enfrentam desafios quando se trata de entregar projetos de TI abaixo do orçamento. Aqui estão 10 dicas e práticas recomendadas que podem ajudar.

1. Deixe a equipe que faz o trabalho definir o orçamento
A equipe que faz o trabalho, não apenas gerenciando o trabalho, deve ser a autora e proprietária do orçamento do projeto, disse Meghan Glasgow, gerente sênior da Deloitte Digital. “Você quer ter certeza de que os orçamentos são feitos pelos trabalhadores, não para os trabalhadores”, disse Glasgow.

Você pode pedir à equipe que crie uma variedade de orçamentos baixos, médios e altos para saber mais sobre o que realmente está impulsionando os custos. “Isso não apenas oferece o alcance adequado para fins de planejamento, mas também fornece informações sobre quando a alta administração ou supervisão adicional é necessária”, disse Glasgow.

2. Adote uma abordagem menor
“Os líderes de negócios e de TI geralmente têm problemas para manter os projetos dentro do orçamento porque seu foco geralmente está em grandes revisões que exigem grandes quantidades de recursos, tempo e mão de obra para serem concluídas”, disse Jay Jamison, vice-presidente sênior de estratégia e gerenciamento de produtos da Quick Base. “Os projetos de transformação digital nem sempre precisam ser Big Rocks – esforços de vários anos e milhões de dólares. Vemos muitos CIOs complementando a abordagem Big Rocks com uma abordagem Small Rocks, que permite que as equipes de campo ajam por conta própria em tempo real, reduzindo as pendências para melhor atender clientes, prospects e funcionários.”

Projetos maciços com gastos de vários milhões de dólares geralmente são destinados a derrapagens, tanto em termos de tempo quanto de dinheiro, disse Rema Deo, diretora administrativa da 24By7 Security, Inc.

“Se for inevitável ter um projeto de grande porte, tente dividi-lo em projetos menores gerenciáveis ​​que tenham ciclos de vida mais curtos e onde os resultados possam ser vistos no final de cada projeto”, disse Deo. “Monitore não apenas o progresso do projeto e da atividade periodicamente, mas também o gasto versus o orçamento.”