17 Dicas e truques do Excel para salvar vidas

O Microsoft Excel é uma ferramenta usada por profissionais e indivíduos há décadas. Neste ponto, existem centenas de recursos que você pode encontrar para gerenciar suas planilhas com facilidade.

Embora existam alternativas mais simples para o Microsoft Excel, você estará perdendo muitas funcionalidades e truques poderosos que você pode fazer com o Excel. Claro, você precisa investir uma quantidade razoável de tempo na utilização de todos os aspectos da capacidade do Excel, mas não é necessariamente difícil.

Neste artigo, vamos nos concentrar em destacar algumas das dicas e truques do Excel mais valiosos e que economizam tempo.

Observação: A versão online (Office 365) ou a versão móvel podem não exibir todos os recursos disponíveis no aplicativo de desktop nativo em seu sistema Windows/Mac. Se você estiver procurando especificamente por uma opção somente online, existem outros serviços de planilhas online para equipes.

Função PROCV

Ao lidar com um grande conjunto de dados, pode ser demorado encontrar algo com base nas linhas de uma coluna específica.

No entanto, com a função PROCV, você pode encontrar facilmente um valor usando linhas e colunas específicas para filtrar. Por exemplo, se você deseja o endereço de e-mail de cada nome inserido, pode usar esta função e ajustar a fórmula para obter o resultado.

É assim que a fórmula se parece:

=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)

Nesse caso, a função procura o ID de e-mail (na terceira coluna) de Bryan na segunda linha (A2).

Aqui, adicionei todo o intervalo da tabela para pesquisa, exceto a primeira linha. Mas você pode limitar seu alcance a C5 ou D5, se desejar.

Você também pode combinar a função PROCV com outras funções como lógica IF. Além disso, você pode usar VLOOKUP para combinar dados de várias tabelas, pois elas compartilham um campo semelhante.

Para explorar mais sobre PROCV, você pode consultar o recurso oficial da Microsoft. Além disso, você pode explorar todas as outras funções disponíveis no Excel para aproveitar ao máximo.

Transpor linhas em colunas

Se você deseja copiar um número selecionado de células de linha (verticalmente) e ordená-lo em uma única linha (convertendo-as em colunas), basta usar a opção de colar transpor.

• Selecione o intervalo de células que você deseja transpor.
• Copie-os fazendo control + C
• Clique na célula onde você deseja iniciar a transposição
• Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção colar – transpor.

Veja como fica:

Dicas de classificação de colunas

Para classificação básica de coluna única, você pode clicar em qualquer linha da coluna que deseja classificar e clicar com o botão direito do mouse para encontrar a opção de classificação ou clicar no botão “Classificar e filtrar”, conforme mostrado na imagem abaixo.

Você encontrará algumas opções para escolher de acordo com suas necessidades. Quando você clica em qualquer um deles, toda a tabela é classificada de acordo.

Ao trabalhar com várias colunas, você pode utilizar o atalho ALT + A + S + S para abrir a caixa de diálogo onde você pode especificar várias colunas para classificar.

Certifique-se de ativar a opção “Meus dados têm cabeçalhos” disponível se seus dados tiverem cabeçalhos.

Análise Rápida

Você deve ter notado o ícone de relâmpago ao selecionar um intervalo. Clique nele para acessar funções rápidas que ajudam a identificar duplicatas, adicionar um gráfico, contar os totais e muito mais.

Também pode ser acessado usando o atalho CTRL + Q.

Quebra de texto para limitá-lo em uma célula

Não importa o que aconteça, sempre redimensionamos linhas/colunas com mais frequência do que gostaríamos. Quando se trata de lidar com números, isso é factível.

No entanto, quando se trata de escrever um texto maior que o comprimento da célula, pode parecer confuso. Mesmo que o texto permaneça na mesma célula, ele parece se fundir com outras linhas, como mostra a imagem acima.

Então, neste caso, tudo que você precisa fazer é clicar em “Quebra de texto” para conter as informações em uma única célula.

Adicione várias linhas/colunas rapidamente

Para adicionar uma única linha, você precisa clicar com o botão direito do mouse e clicar em “Inserir” para adicionar uma linha/coluna.

E, se você quiser adicionar várias linhas ou colunas, poderá selecionar o número de linhas ou colunas e clicar em “Inserir“.

Ctrl + Shift para selecionar várias linhas/colunas

Quando você começa a usar o Microsoft Excel, não pode escapar usando o mouse para navegar em tudo, a menos que já esteja confortável usando atalhos de teclado.

Portanto, para ajudá-lo a economizar tempo arrastando linhas/colunas infinitas até atingir a seleção necessária, pressione Ctrl + Deslocamento e, em seguida, use os botões de seta no teclado para continuar sua seleção.

Adicionar uma lista suspensa

É fácil selecionar um valor quando você adiciona uma lista suspensa à planilha. Mas como você faz isso?

Você precisa primeiro fornecer a lista de valores que deseja ver na lista suspensa em alguma parte da planilha como ‘fonte’.

Depois disso, tudo o que você precisa fazer é selecionar a célula onde deseja a lista suspensa e escolher as células de origem. Uma vez feito, você precisa navegar seu caminho para “Data de validade” debaixo “Dados” e mude para “Lista” ao especificar as fontes.

Tabelas dinâmicas

Quando você está lidando com mais dados em mãos, é essencial resumi-los. Não apenas como uma visão geral, mas a capacidade de obter a contagem total de todos os números é um recurso de economia de tempo.

As tabelas dinâmicas irão ajudá-lo com isso. Você só precisa inserir uma tabela dinâmica e escolher uma fonte de dados (da planilha existente ou de fontes externas).

Uma vez feito, ele permitirá que você navegue por diferentes conjuntos de dados e descubra rapidamente a soma ou a média enquanto os filtra.

Remover entradas duplicadas

Embora você deva sempre evitar informações duplicadas em sua planilha, o Excel fornece uma maneira rápida de se livrar delas.

Você deve selecionar a linha ou coluna que deseja limpar e clicar em “Remover duplicatas“. Ele solicitará que você confirme a seleção ou altere-a e exclua-a quando prosseguir.

Preenchimento Automático e Preenchimento Flash para preencher os valores automaticamente

Quando você tem um padrão específico de dados para trabalhar, os recursos de preenchimento automático e preenchimento instantâneo podem ajudá-lo a fazer as coisas mais rapidamente.

Suponha que você tenha que inserir números de rolos de alunos que seguem um padrão/intervalo. Depois de inserir dois ou três valores na linha ou coluna, você deve estender a seleção para preencher o restante automaticamente.

Da mesma forma, digamos que você tenha dois campos, “Nome” e “Sobrenome”, mas você quer outra coluna para o nome completo, o Flash Fill será útil aqui.

Você terá que selecionar o número de linhas que deseja preencher com os valores existentes e clicar no botão “Preenchimento instantâneo” opção. O restante dos campos em branco em sua seleção serão preenchidos automaticamente.

Dividir o texto em colunas

Suponha que você tenha uma coluna de texto que deseja dividir em duas ou mais colunas; você pode fazer isso usando o “Texto para colunas” opção.

Conforme instruído no GIF acima, você precisa selecionar o valor que deseja converter e escolher as células de destino. Você pode definir as regras para dividir o texto (por espaços, tabulação, vírgula e mais).

Em vez de criar manualmente várias entradas de uma única coluna, você pode movê-las usando esse pequeno recurso automaticamente.

Ocultar uma planilha

Considerando que uma pasta de trabalho do Excel pode incluir várias planilhas, talvez seja necessário ocultar algumas delas apenas para limitar o que você está visualizando ou para privacidade.

A maioria dos usuários apenas deixa todas as planilhas na visualização desordenando todo o espaço. Você pode simplificar seu trabalho ocultando o que não é imediatamente necessário. Tudo o que você precisa fazer é clicar com o botão direito do mouse na planilha e clicar em “Esconder” como mostrado na captura de tela.

Use uma função lógica SE para preencher os valores

Suponha que você adicione uma coluna de status de pagamento em uma planilha e precise que ela seja “PAGA” quando alguém depositar $ 100 e “DUE” se alguém tiver pago menos de $ 100. Claro, isso é apenas um exemplo. Você pode adicionar uma variedade de funções lógicas e facilitar as coisas.

Tudo o que você precisa fazer é adicionar lógica à célula onde deseja o status, como:

=IF(D2=100,"PAID","DUE")

Aqui, D2 refere-se à única célula de uma coluna.

Você pode explorar os recursos de ajuda da Microsoft para saber mais sobre as funções lógicas disponíveis e como elas são usadas.

Faça uma captura de tela e adicione-a ao Excel

Se você deseja adicionar uma captura de tela de um programa/janelas ativo à sua planilha do Excel, não é necessário usar separadamente uma ferramenta de captura de tela (ou ferramenta de recorte) e adicionar manualmente a imagem.

Vá para a seção do menu “Inserir” e navegue até “Ilustrações” para “Captura de tela“. Ao clicar nele, você pode notar miniaturas de janelas ativas iniciadas em seu computador. Basta selecionar o que você deseja e ele será adicionado sem problemas.

Formatação condicional para definir automaticamente as cores de uma célula

Em vez de formatar as células individualmente para entender seus dados, você pode economizar tempo usando a formatação condicional.

Com esse recurso, você pode usar regras pré-existentes ou criar novas regras e, quando a condição for atendida, a célula será colorida conforme sua preferência. É um dos truques mais populares para tornar a planilha visualmente atraente e melhorar a clareza dos dados.

Insira um hiperlink usando Ctrl + K

Se você tiver texto na planilha do Excel para inserir um hiperlink, selecione o texto/célula, pressione Ctrl+Ke insira o URL da página da Web que você deseja vincular.

Desbloqueie todo o potencial com o Excel da Microsoft 😎

Combinando algumas das dicas úteis mencionadas com outros recursos, torne-se um especialista no uso do Excel.

Para a maioria dos usuários, o Excel da Microsoft pode ser um programa apenas quando se trata de uma planilha, mas para os profissionais que lidam com excel todos os dias, conhecer essas dicas economizará muito trabalho e tempo.

Depois de conhecer algumas das dicas e truques populares, você pode explorar mais você mesmo. Além disso, pode ser de grande ajuda se você utilizar alguns dos complementos úteis do Excel disponíveis.

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