Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: 5 dicas para usar o Apple Reminders em iPhones, iPads e Macs
O aplicativo Apple Reminders integrado a iPhones, iPads e Macs oferece uma maneira rápida e fácil de rastrear tarefas. Adotar alguns novos Lembretes aumenta ainda mais a utilidade do programa.
A maioria dos profissionais procura maneiras de se tornar mais eficiente – o grande número de livros best-sellers relacionados e aplicativos de rastreamento de tarefas atesta esse fato. Posteriormente, a maioria dos usuários da Apple está familiarizada com o Reminders, o programa gratuito de rastreamento de tarefas pré-carregado pela Apple em iPhones, iPads e Macs, mas nem todos podem estar familiarizados com alguns dos recursos do aplicativo que melhoram sua utilidade. Aqui estão cinco maneiras de aproveitar ao máximo os lembretes da Apple, esteja você usando um iPhone, iPad, Mac ou qualquer combinação dos três.
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1. Use e personalize várias listas
É da natureza humana ir direto ao assunto. Ler o manual de instruções é tão universalmente ignorado que o hábito gerou seu próprio, ainda que profano, acrônimo: RTFM. Portanto, quando se trata de usar os Lembretes, muitos começam a adicionar tarefas diretamente na lista de Lembretes padrão do aplicativo.
Faça um favor a si mesmo. Crie várias listas (Figura A). Se você estiver acompanhando vários projetos, como a maioria, crie uma lista para cada iniciativa. Crie outro para responsabilidades pessoais, checklists e até lembretes trimestrais ou anuais. Em seguida, personalize cada lista alterando seu ícone e cor para melhor ajudá-lo a identificar e classificar as tarefas que normalmente constituem seu dia de trabalho.
Figura A
2. Atribuir prazos
Ao rastrear várias tarefas, é importante priorizar lembretes individuais. Sinalizar responsabilidades para acompanhamento e definir prioridades (baixa, média, alta) são duas etapas que ajudam a garantir que atribuições importantes não sejam negligenciadas acidentalmente. Mas o aplicativo Lembretes também permite definir datas de vencimento, bem como horários de prazos específicos do dia (Figura B). Portanto, se você estiver acompanhando uma tarefa que deve ser concluída antes do almoço ou no final do dia, certifique-se de que os lembretes incluam essas informações.
Figura B
Como o Lembretes oferece uma visualização Hoje, fica mais fácil identificar tarefas que devem ser concluídas antes de outras, mesmo no mesmo dia. Mas você deve definir prazos de data e hora para que o recurso funcione, portanto, certifique-se de fazê-lo.
3. Compartilhe tarefas
Você não precisa fazer tudo sozinho. A colaboração e o trabalho em equipe, fatores-chave de sucesso, são particularmente importantes com tantas equipes trabalhando remotamente devido à pandemia. Como os Lembretes permitem atribuir tarefas a outras pessoas, o aplicativo é mais uma ferramenta que você pode usar para coordenar e acompanhar atribuições e responsabilidades.
Atribua tarefas a outras pessoas nos Lembretes compartilhando uma lista específica. Basta destacar a lista, selecionar o ícone Mais, escolher Compartilhar Lista e especificar os usuários (via Mensagens ou Mail ou mesmo Outlook ou Teams, se instalado em um iPhone, iPad ou Mac). Depois que uma lista for compartilhada, todas as tarefas incluídas nessa lista incluirão a opção Atribuir lembrete. Selecione o ícone Informações para qualquer lembrete incluído nessa lista e use a opção Atribuir Lembrete para atribuir a tarefa a indivíduos específicos.
4. Adicione locais
Ao definir lembretes para tarefas que devem ser concluídas em outros sites, use o recurso Locais do aplicativo. Viajar para vários clientes e sites de prospects ao longo do dia me ensinou a utilidade de inserir endereços em compromissos de calendário e listas de tarefas. Quanto mais fácil for encontrar locais, menos confusão resultará. O estresse também diminui quando você está atrasado e está tendo problemas para encontrar um site.
Como um endereço incorporado nos Lembretes como um local exibe automaticamente um mapa de ruas (Figura C), confirmar um endereço ou número de suíte ou até mesmo determinar a melhor rota fica mais fácil. Ao compartilhar e atribuir tarefas a outra pessoa, especialmente alguém que não esteja familiarizado com o local de trabalho, incluir informações de localização pode economizar tempo e ansiedade significativos, mas isso leva apenas um minuto.
Figura C
5. Insira notas e etiquetas
As notas são um acéfalo, mas há sempre uma tentação natural contínua de adicionar apenas títulos para um lembrete. Inserir “circuito de pedido” ou “substituir controlador de domínio” como títulos quando outras informações são recentes pode fazer com que você esqueça fatos importantes mais tarde. Por exemplo, você pode esquecer o IP de WAN específico necessário para um novo circuito ou pode não lembrar que o servidor de substituição que você precisa solicitar deve ser de 1U devido ao espaço insuficiente existente no gabinete do servidor para algo maior. Inserir notas e detalhes enquanto estão atualizados ajuda a eliminar erros mais tarde.
Por último, as etiquetas ajudam a localizar tarefas, atribuições e notas específicas. As informações armazenadas em uma tarefa concluída ou esquecida, por exemplo, podem ser necessárias para uma nova iniciativa ou dependência relacionada, mas se você não lembrar qual lembrete contém essa informação, rastreá-la pode ser difícil. Usar tags quase sempre rende dividendos mais tarde, então adotar o hábito é um bom investimento para o futuro.
