De acordo com o Fundo das Nações Unidas para a Infância (UNICEF), a pandemia COVID-19 obrigou 95% das crianças da América Latina e do Caribe a suspender a frequência às salas de aula e migrar para o educação virtual. Motivo pelo qual a Adobe disponibiliza sua solução Adobe Sign assinatura eletrônica, para o setor de educação, digitalizando documentos como inscrições e pedidos de admissão ou formulários de autorização.
No último ano, escolas, universidades e institutos foram forçados a substituir os procedimentos presenciais por soluções digitaisInclui a assinatura de centenas de documentos dirigidos a terceiros, principalmente professores, pais e alunos. Hoje as assinaturas eletrônicas fazem parte dos protocolos padronizados em 47% das instituições de ensino superior e 43% delas reconhecem que estão em processo de implementação como uma prática de sucesso para sua organização.
O desafio não é menor, considerando que menos de 20% das fichas de inscrição e admissão, bem como dos contratos de pessoal nas instituições de ensino superior, são feitos integralmente em papel. “Os tomadores de decisão devem reconhecer o valor que as assinaturas eletrônicas fornecem na base dos esforços de resiliência de negócios de suas organizações e compreender sua contribuição para a maturidade digital.”, expressa Dario Llorente, Chefe de Vendas de Canal LATAM da Adobe.
Na verdade, de acordo com o estudo encomendado pela Adobe, 58% dos líderes empresariais disseram que a pandemia acelerou o adoção de assinaturas eletrônicas pelos usuários em suas organizações. No segmento de ensino superior, esse número aumenta para 73%.
Vantagens da assinatura eletrônica
Adobe Sign, a solução de assinatura eletrônica da empresa de software, permite criar, enviar, revisar, aprovar e assinar eletronicamente documentos e formulários administrativos em questão de minutos, sem a necessidade de se deslocar. Também torna mais fácil coletar, pesquisar, armazenar e distribuir arquivos do trabalho envolvido em realizá-los no papel.
As formas desta solução simplificam o processo tanto para a instituição de ensino quanto para terceiros, pois são fáceis de implementar em comparação com outras iniciativas de digitalização mais complexas, são gerenciadas a partir da nuvem e podem ser visualizadas e assinadas sem a necessidade de downloads ou registros., apenas com alguns cliques.
Os muitos benefícios de passar do papel para a digitalização incluem economia de tempo e dinheiro, promoção da sustentabilidade e aumento da produtividade. O estudo da Adobe * também descobriu que é possível economize uma hora e meia em cada processo, um número significativo considerando que dezenas de formulários são gerenciados todos os dias.
Além disso, o Adobe Sign garante que a captura de assinaturas eletrônicas seja feita em um seguro e cumprir os mais rígidos requisitos globais, uma vez que na maioria dos países por lei, o uso dessas assinaturas é juridicamente vinculativo e tem a mesma validade e efeitos que uma assinatura manuscrita.
O serviço está integrado ao catálogo de produtos da Microsoft, estando pronto para funcionar com os aplicativos tradicionalmente utilizados pelas instituições de ensino, como Word, Teams, Outlook ou Excel.
O futuro da virtualidade
O relatório independente encomendado pela Adobe * concluiu que as empresas esperam que 39% de sua força de trabalho continue trabalhando remotamente após a pandemia, em comparação com uma pré-pandemia de 20%, portanto, soluções digitais como assinaturas eletrônicas são essenciais para manter a continuidade dos negócios.
67% das empresas acreditam que os documentos digitais oferecem suporte à resiliência dos negócios. Esse número sobe para 77% nas instituições de Educação superior, o que permite concluir que a adoção de assinaturas eletrônicas está se acelerando e continuará crescendo em todas as regiões e setores.
O estudo da Adobe também descobriu que “74% das organizações usavam assinaturas eletrônicas até certo ponto antes da pandemia, especialmente em setores com muitos documentos, como serviços financeiros, ensino superior e governo.”
* Forrester, Digital Document Processes in 2020: A Focus on Electronic Signatures.
* Forrester, Como os processos de documentos digitais estão indo das melhores práticas para as necessidades de negócios
