A importância do software para priorizar projetos por meio de dados

Uma das principais tarefas de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer essas escolhas por sua intuição, mas com base em informações. A melhor maneira de obter esses dados que serão cruciais para o processo de tomada de decisão é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Consulte a seguinte postagem sobre a importância do software e como ele pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

A importância do software para priorizar projetos por meio de dados

Rastreamento em tempo real

O software permite algo crítico para um gerente de projeto: rastreamento de atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto, é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de mais tempo e quais já estão concluídas. A partir disso, é possível definir como realocar recursos, priorizando as atividades que precisam de mais atenção para serem concluídas ou que estão mais próximas do prazo.

Os relatórios do projeto são importantes

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente personalizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais atividades e projetos precisam de mais atenção.

Identificação de gargalo

Outra grande vantagem de um bom software de gerenciamento de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tempo, físico ou financeiro. Quando o gerente de projeto percebe, por meio de rastreamento em tempo real ou relatórios personalizáveis, que um determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, deve priorizar imediatamente a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Como gargalos, um gerente deve priorizar todos os processos que estão consumindo mais recursos do que deveria, e deve identificar quais atividades representam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e relatar riscos, para que possam ser discutidos pelo gerente e pela equipe antes de evoluir para problemas com potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos concorrentes

As dicas acima mostram como o software é útil para priorizar processos dentro do mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum em muitas empresas a mesma equipe lidar com até uma dúzia de projetos, que podem se tornar caos se não houver organização por parte do gerente.

Com relógio de ponto do empregado software, você pode alocar facilmente horas a todos os funcionários, entender como cada projeto está em execução e avaliar quais precisam de prioridade no momento. Também ajuda na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em andamento. Se o gerente já tiver uma visão precisa de como seus recursos são alocados para outros projetos, ele poderá saber quais atividades priorizar no novo projeto.

O uso de software é inevitável no mundo moderno. Mas escolher uma das muitas opções pode ser uma decisão difícil.

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