Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como adicionar um formato condicional que destaca grupos no Excel
Saiba como adicionar um destaque para expor grupos em seus dados do Microsoft Excel usando uma coluna auxiliar e o recurso de formatação condicional do Excel.
O artigo, Como usar uma borda para discernir grupos mais facilmente no Microsoft Excel, mostra como usar uma regra de formatação condicional para aplicar uma borda vermelha entre grupos em uma planilha do Excel. Não é tão eficaz quanto você gostaria porque a borda é muito fina. Neste artigo, usaremos um formato condicional para aplicar uma cor de preenchimento a cada linha do mesmo grupo. Esta técnica vem com uma limitação que explicarei no final do artigo.
VEJO: Política de instalação de software (TechRepublic Premium)
Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls. Excel na Web oferece suporte a regras no recurso de formato condicional, mas você está limitado aos formatos que pode escolher.
Como agrupar os dados no Excel
Como estamos formatando grupos, os dados devem ser agrupados antes de você começar. Se seus dados já estiverem classificados pelos valores de agrupamento, você poderá pular esta etapa. O arquivo de demonstração ainda não está classificado, então vamos começar. Queremos agrupar por valores de Pessoal. Clique dentro de qualquer célula na coluna Pessoal. No grupo Edição na guia Início, escolha A a Z na lista suspensa Classificar e filtrar. O resultado é que as vendas e comissões para cada pessoal são agrupadas (Figura A).
Figura A
Se os dados já estiverem formatados com barras coloridas, exclua o formato. Isso é feito facilmente selecionando os dados, neste caso, B3:F13 e escolhendo Sem preenchimento na lista suspensa Cor de preenchimento no grupo Fonte na tabela inicial. Se, no entanto, você estiver trabalhando com um objeto Tabela, escolha Nenhum na galeria do grupo Estilos de Tabela na guia Design de Tabela contextual.
Agrupar os dados classificando e removendo os formatos existentes é necessário para que essa técnica funcione. Agora, vamos passar para a função auxiliar.
Como criar uma função auxiliar no Excel
Quando os dados estiverem em ordem, você estará pronto para adicionar o formato condicional. Esta é uma das poucas situações em que uma única regra não pode fazer o trabalho. Além disso, com a coluna auxiliar no lugar, você pode ver como funciona.
Antes de fazermos qualquer outra coisa, vamos discutir o que a função auxiliar fará. Em poucas palavras, ele retornará o mesmo valor para cada registro em um grupo, desde que o valor de Pessoal atual seja igual ao valor na célula acima. Quando não for igual, o Excel retorna o último valor mais 1. Posteriormente, a regra condicional destacará apenas os registros em que o resultado da função auxiliar for ímpar. Você pode facilmente destacar os grupos de números pares. Eu escolhi ímpar porque o primeiro grupo é 1 – um número ímpar e destacar o primeiro grupo fica melhor, na minha opinião.
Agora, vamos começar. Usando a folha em Figura Ainsira em G3 a seguinte função
=SE(D3=D2,H2,H2+1)
e copie-o para as células restantes. Se você estiver usando um objeto Tabela, o Excel estenderá automaticamente a Tabela para incluir essa nova coluna, você adiciona essa função à coluna G; você não quer que isso aconteça. Como você pode ver em Figura Bo valor auxiliar aumenta em 1 sempre que o valor na coluna Pessoal for alterado.
Figura B
Vale ressaltar que outras expressões funcionarão, mas escolhi esta porque os números consecutivos são uma pista visual do que eles representam. Com a coluna auxiliar no lugar, é hora de adicionar a regra de formato condicional.
Uma regra de formato condicional do Excel
Por fim, é hora de criar a regra de formato condicional que preenche os grupos alternados na Tabela do Excel:
- Selecione os dados, B3:F13. (Não inclua a coluna de valores consecutivos na coluna H.)
- Na guia Início, clique no menu suspenso Formatação Condicional (grupo Estilos) e escolha Nova Regra.
- Na caixa de diálogo resultante, clique na opção Usar uma fórmula para determinar quais células formatar.
- Insira a função no controle de fórmula no painel inferior.
- Clique em Formatar e, em seguida, clique na guia Preenchimento.
- Escolha uma cor – eu escolhi azul claro. Ao escolher, certifique-se de que não colida com o fundo da folha, que servirá como cor alternada.
- Clique em OK para ver a função e o formato mostrados em Figura C.
- Clique em OK para retornar à planilha do Excel.
Figura C
Figura D mostra o formato aplicado.
Figura D
Lembre-se de que você precisará reclassificar ao modificar os registros alterando o valor de Pessoal em um registro existente ou adicionando um novo registro. Ao adicionar novos registros, você deve estender a expressão na coluna auxiliar.
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Neste ponto, você pode terminar, porque o branco é uma cor alternativa. No entanto, você pode querer aplicar uma segunda cor.
Como adicionar outra cor no Excel
No momento, o Excel está aplicando apenas uma cor de preenchimento. Os grupos de números pares permanecem brancos — ou qualquer que seja a cor do plano de fundo da folha. Para adicionar outra cor em vez de preencher os grupos não formatados, repita as etapas acima. Na etapa 4, digite , na etapa 6 escolha uma segunda cor. Como você pode ver em Figura Eeu escolhi um verde claro e Figura F mostra os resultados.
Figura E
Figura F
Para mim, essa técnica parece um pouco inacabada porque o usuário deve expandir a coluna auxiliar à medida que adiciona novos registros. Além disso, a regra de formato condicional não permite que você escolha um grupo diferente. Para fazer isso, você deve atualizar a função na coluna auxiliar. No entanto, se você deseja grupos destacados, essa é uma maneira fácil de obtê-los.
