Uma sala de dados virtual é um serviço exclusivo que permite organizar o trabalho cooperativo da maneira mais eficaz possível. Na verdade, este é um ambiente seguro exclusivo no qual você pode armazenar uma variedade de documentos, trabalhar com eles, comunicar-se com seus colegas e assim por diante.
Esta é uma ótima ferramenta que as pessoas usam em vários negócios. Um VDR permite otimizar o fluxo de trabalho e envolver facilmente terceiros em um projeto sem nenhum risco à segurança dos dados. Uma das principais vantagens de um VDR é a economia de papel, consumíveis, papelaria e assim por diante. Além disso, sua empresa não precisa contratar mensageiros para entregar os documentos. Para obter mais informações sobre este tópico, você pode verificar https://dataroomproviders.ca/firmex/.
Recursos da sala de dados virtual
Atualmente, você pode pesquisar muitas marcas de VDR no mercado, o que não é surpreendente, pois as salas de dados virtuais já se tornaram uma ferramenta obrigatória na maioria das empresas. Todos os provedores de data room tentam se tornar o mais competitivos possível e implementar vários recursos diferentes. Alguns provedores se concentram mais na flexibilidade, enquanto outros prestam atenção a recursos adicionais (votação, enquete, etc.). No entanto, há sempre uma lista de recursos obrigatórios com cada VDR. Abaixo, você pode verificá-los em detalhes.
Segurança
É uma das principais características do software de data room. Todas as salas de dados virtuais atualizadas suportam criptografia avançada usando chaves de 128 bits ou até 256 bits e protocolos SSL. Como resultado, você não deve se preocupar com o vazamento de dados financeiros críticos ou outros dados cooperativos do armazenamento interno. Junto com isso, os administradores de VDR têm o direito de decidir quem pode acessar a pasta ou arquivo específico, editá-lo ou simplesmente lê-lo. Isso pode acontecer graças ao sistema de acesso baseado em função, que você pode alterar com apenas alguns cliques. Além disso, salas de dados de alto nível vêm com opções de autodestruição e marcas d’água de documentos. Durante o processo de trabalho (especialmente com terceiros), as pessoas podem fazer upload de arquivos defeituosos ou maliciosos. Nesse caso, o VDR usa um recurso de verificação de vírus para proteger os dados.
Flexibilidade
O data room eletrônico atualizado é adaptado para uso não apenas em PCs ou laptops, mas também em dispositivos móveis. Muitas vezes, as pessoas devem se comunicar, trabalhar e compartilhar arquivos de locais a milhares de quilômetros uns dos outros por meio de smartphones. Portanto, o VDR moderno deve ser capaz de suportar o trabalho em movimento sem atrasos e atrasos. Nesse caso, também existem algumas opções: alguns provedores possuem aplicativos exclusivos para seus produtos digitais, enquanto outros preferem adotar a interface VDR para exibição em smartphone ou tablet.
Análise
Para manter os negócios com sucesso, você precisa de uma ferramenta que possa monitorar cada pequena mudança durante o processo de trabalho e registrá-la. Além disso, esses dados podem ajudá-lo a corrigir possíveis erros cometidos, otimizar seu processo de negócios e proteger contra possíveis perdas financeiras. A maioria dos VDRs tem a funcionalidade de criar relatórios detalhados, fazer auditoria de logs, controlar versões de documentos, etc.
Gerenciamento de documento
Os serviços de data room atualizados devem lidar com as grandes quantidades de dados que você pode armazenar. Além disso, deve ser capaz de operar com as extensões de arquivo mais disponíveis e fazer upload de arquivos rapidamente. Graças à opção de arrastar e soltar e ao recurso de upload em massa, você pode operar com muitos documentos de uma só vez sem atrasos ou congelamentos do sistema.
Usabilidade
Este recurso permite simplificar o processo de trabalho e torná-lo mais prático. Por exemplo, para aumentar a interação com seus colegas, você pode criar enquetes, preencher seções de perguntas e respostas, questionários etc. Além disso, a maioria dos VDRs suporta integração com aplicativos de terceiros, a capacidade de adicionar plug-ins etc.
Quem usa o VDR?
O software de data room online é uma ferramenta difundida que você pode usar em vários negócios. Abaixo, você pode ver a lista de áreas onde as salas de dados dependem diretamente da produtividade e do desenvolvimento do negócio.
- Fusões e aquisições. Transações dessa escala exigem a análise de um grande número de documentos e arquivos. Os parceiros precisam de um ambiente seguro para comunicação e troca de documentos.
- Comunicação com a diretoria. Com a ajuda de salas de dados virtuais, os membros do conselho de administração podem trocar dados com segurança e se comunicar centralmente entre si e com outros membros da equipe.
- Angariação de fundos. Para arrecadar fundos, as pessoas precisam de um ambiente seguro onde possam armazenar os dados corporativos de um grande número de partes interessadas. Se necessário, o VDR permite que você tenha acesso instantâneo a qualquer dado de qualquer dispositivo.
Como escolher um provedor de VDR no Canadá?
Para escolher a melhor opção entre os provedores de data room virtual no Canadá, você deve seguir as seguintes regras.
- Examine as avaliações de fornecedores específicos de recursos da Web independentes e teste sua funcionalidade usando o serviço de suporte ao cliente. Pode ajudar a evitar, por exemplo, taxas ocultas no futuro.
- Preste atenção ao software com uma interface fácil e intuitiva.
- Não pague demais e selecione VDR com o conjunto mínimo de recursos necessários.
Além disso, não deixe de experimentar uma versão de teste de vários VDRs para fazer uma comparação de data room e testar seus recursos na prática antes de comprar.
