Se você estiver usando o OHIO (manipular apenas uma vez) para pesquisar seus emails, provavelmente desejará transformar alguns deles em tarefas. Isso é rápido e eficiente para que você possa continuar processando seus outros emails.
Faça de forma rápida e fácil
Sua caixa de entrada não é uma lista de tarefas. É uma caixa de entrada. É tentador manter o email na sua caixa de entrada porque é mais fácil, mas as tarefas que você precisa executar estão ocultas na enxurrada de emails recebidos.
Aqui está o porquê das pessoas terem problemas. O processo manual para transformar um email em uma tarefa geralmente se parece com isso:
- Abra seu gerenciador de lista de tarefas favorito.
- Crie uma nova tarefa.
- Copie as partes relevantes do email e cole-as na nova tarefa.
- Defina os detalhes como prioridade, data de vencimento, código de cores e tudo o mais que você usar.
- Salve a nova tarefa.
- Arquive ou exclua o email.
Estas são seis etapas para adicionar algo a uma lista de tarefas. Não é de admirar que seus e-mails atravancem sua caixa de entrada. E se você pudesse reduzir esses seis níveis para quatro? Ou três?
Sim você pode! E mostraremos como.
CONECTADO: Esquecer a Caixa de entrada zero: use o OHIO para pesquisar seu e-mail
Alguns clientes de email são melhores em criar tarefas do que outros
Existem muitos clientes que você pode usar para gerenciar seu email. Como seria de esperar, alguns são melhores na criação de tarefas do que outros.
Para clientes da Web, o Gmail faz o trabalho muito bem. O aplicativo Tarefas está embutido e é fácil transformar um email em uma tarefa. Existe até um atalho de teclado que permite criar uma tarefa diretamente de um email – sem um clique do mouse. Se você não deseja um cliente para computador, o Gmail é provavelmente a sua melhor aposta.
Para Windows O Outlook, sem dúvida, ganha clientes de desktop. O Thunderbird possui alguns recursos internos de gerenciamento de tarefas, que não são ruins, mas são muito mais sofisticados no Outlook e permitem a conexão com inúmeros aplicativos de terceiros. Se, por algum motivo, você não puder usar o Outlook, o Thunderbird é uma boa alternativa. No entanto, se você já estiver usando um gerenciador de lista de tarefas de terceiros, o Thunderbird não cortará a mostarda.
Em um Mac, a imagem é um pouco menos positiva. Apple O Mail gerencia mal a tarefa, comparado ao Gmail e ao Outlook. Se você deseja gerenciar tarefas em um cliente de desktop, esta é provavelmente a melhor opção do Thunderbird para Mac. Você também pode enviar um email para um gerenciador de lista de tarefas de terceiros e gerenciá-lo lá.
O Gmail e o Outlook funcionam quase da mesma forma para aplicativos móveis. As ferramentas de criação de tarefas das versões da Web ou do cliente também não estão disponíveis, mas ambas transferem automaticamente os suplementos para aplicativos de terceiros. Portanto, se você gerenciar suas tarefas no Trello e instalar o suplemento no cliente Gmail ou Outlook, ele estará disponível automaticamente quando você abrir o aplicativo móvel correspondente. Quando você instala um suplemento para o Outlook, ele é instalado automaticamente no cliente da área de trabalho. e os aplicativos móveis e da web.
Assim como em um Mac, pessoas que têm um iPhone e querem usá-lo Apple Os e-mails não se beneficiarão muito com o aplicativo móvel. Você pode usar clientes do Gmail ou do Outlook, mas eles não são usados com frequência quando você deseja sincronizar suas tarefas do telefone para o Mac.
Como o Gmail e o Outlook são os melhores produtos desse setor, nos concentramos neles. Se você tem um cliente favorito que é muito bom na criação de tarefas, informe-nos nos comentários e veremos isso.
Crie tarefas do Gmail
O Google oferece um aplicativo integrado ao Gmail chamado "Tarefas". É um gerenciador de listas de tarefas simples, com apenas algumas opções, embora haja um aplicativo móvel que oferece mais opções de personalização. Se você precisar de algo simples que funcione de perto com a caixa de entrada do Gmail, as tarefas são uma boa opção. É fácil converter um email em uma tarefa: com o email aberto, clique no botão "Mais" na barra de tarefas e selecione "Adicionar à tarefa".
Se você é uma pessoa com atalhos, Shift + T faz o mesmo. O aplicativo de tarefas é aberto na barra lateral e mostra sua nova tarefa.
Se você precisar editar a tarefa para adicionar uma data de vencimento, detalhes adicionais ou subtarefas, clique no ícone Editar.
Você não precisa salvar as alterações, pois isso é feito automaticamente. Quando terminar, clique no botão "Arquivar" na sua caixa de entrada (ou use a combinação de teclas "e") para mover o email para o seu arquivamento.
Aqui estão três etapas simples:
- Clique na opção Adicionar às tarefas (ou use Shift + T).
- Defina a data de vencimento, detalhes adicionais ou subtarefas.
- Arquivar (ou excluir) o email.
Como bônus, você pode configurar o Chrome para mostrar suas tarefas ao abrir uma nova guia. Há um aplicativo iOS e Android para tarefas. Criar uma tarefa no aplicativo móvel é tão fácil quanto no aplicativo da web. Clique nos três pontos na parte superior do email e selecione "Adicionar às tarefas".
Isso cria uma nova tarefa imediatamente.
Se o Google Tasks não possuir todos os recursos necessários ou se você já estiver familiarizado com outro Gerenciador de Tarefas, pode haver um suplemento do Gmail para ele. Atualmente, existem suplementos para aplicativos de tarefas populares, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist e Trello, além de outros (mas não o Microsoft To-Do ou Apple Memórias).
Anteriormente, cobrimos a instalação de suplementos do Gmail em geral e do Trello em particular. Suplementos diferentes oferecem opções diferentes, mas todos os suplementos da lista de tarefas permitem adicionar uma tarefa diretamente de um email selecionado. Os suplementos à lista de tarefas também estão disponíveis como aplicativos da web e móveis que são sincronizados automaticamente entre si. E, assim como nas tarefas, você pode acessar seus suplementos quando estiver no aplicativo móvel do Gmail.
Crie tarefas do Outlook
O Outlook tem um aplicativo interno chamado Tarefas, que também está disponível como aplicativo da Web no Office 365. As coisas ficam um pouco mais complicadas aqui, já que já era em 2015. A Microsoft comprou o Wunderlist, o popular gerenciador de tarefas. Nos últimos quatro anos, tornou-se um novo aplicativo Web puro do Office 365 chamado (talvez um pouco sem imaginação) Microsoft To-Do. Eventualmente, substituirá a funcionalidade da tarefa incorporada no Outlook.
CONECTADO: Quais aplicativos estão incluídos no Office 365?
Atualmente, no entanto, "Tarefas" ainda é o Gerenciador de Tarefas do Outlook e não há data ou versão definida do Outlook na qual isso será alterado. Apenas mencionamos isso porque, quando você usa o O365, todas as tarefas adicionadas às tarefas do Outlook também são mostradas no Microsoft To-Do. O To-Do ainda não exibe todos os dados que você pode adicionar a uma tarefa, mas o fará em algum momento.
Atualmente, o Microsoft Tasks é o Gerenciador de Tarefas do Outlook integrado. Portanto, nos concentramos nisso.
Use o cliente da área de trabalho do Outlook
A Microsoft tradicionalmente se destaca aqui e também não o decepciona aqui. Existem várias maneiras de criar uma tarefa a partir de um email adequado a todos. Você pode:
- Arraste e solte um email na área de tarefas.
- Clique com o botão direito do mouse para mover ou copiar o email para a pasta Tarefas usando o menu de contexto.
- Use uma etapa rápida para criar uma tarefa.
Vamos nos concentrar no uso do Quick Step, pois isso oferece o maior benefício para o nosso dinheiro. Você também pode atribuir um atalho a uma etapa rápida.
Se você nunca usou tarefas do Outlook, leia nosso guia do painel de tarefas para poder ver suas tarefas ao lado do seu email.
Assim que você abre a área de tarefas, criamos uma etapa rápida que marca o email como lido, cria uma tarefa e move o email para seu arquivo morto. Também adicionaremos um atalho de teclado para que você nunca precise usar o mouse para criar uma tarefa a partir de um email.
As etapas rápidas permitem definir várias ações para um único clique de tecla (ou combinação de teclas). Eles são fáceis de criar e ainda mais fáceis de usar. No entanto, se você ainda não os fez o check-out, temos um guia definitivo para você. Depois de ler este guia, crie uma nova etapa rápida e adicione as seguintes ações:
- Crie uma tarefa com o texto da mensagem.
- Marque como lido.
- Mover para a pasta (e selecione sua pasta de arquivamento como a pasta para a qual você deseja mover).
Escolha um atalho de teclado, dê um nome a ele (por exemplo, "Crie e arquive uma tarefa") e clique em "Salvar". Agora ele é exibido na área "Iniciar"> "Início rápido".
Se você deseja transformar um email em uma tarefa, basta clicar na etapa rápida (ou usar o atalho do teclado) e uma nova tarefa será criada. O título é retirado da linha de assunto do email e o corpo do email se torna o conteúdo.
Edite os detalhes que desejar (há significativamente mais opções de personalização nas tarefas do Outlook do que nas tarefas do Gmail) e clique em Salvar e fechar.
Ao contrário do Gmail, você precisa salvar a nova tarefa. Ao contrário do Gmail, o Quick Step arquiva o email para você.
Portanto, existem três etapas simples para o Outlook:
- Clique na Etapa rápida (ou use o atalho que você atribuiu).
- Defina as opções ou detalhes desejados.
- Clique em "Salvar e fechar".
Use o aplicativo Web do Outlook
Neste ponto, você pode esperar que mostremos como criar uma tarefa usando o aplicativo Web do Outlook (Outlook.com). Não o faremos porque não há uma maneira nativa de transformar email em uma tarefa no aplicativo Web do Outlook. Você pode sinalizar um email, o que significa que ele aparecerá na lista de tarefas, mas é isso.
Esta é uma supervisão surpreendente da Microsoft. Não podemos deixar de acreditar que, em algum momento, haverá uma mudança para o Microsoft To-Do, que envolverá uma forte integração do Outlook> To-Do.
As coisas ficam um pouco melhores ao integrar aplicativos de terceiros. Atualmente, existem suplementos para aplicativos de tarefas populares como Asana, Jira, Evernote e Trello, além de outros (mas não para tarefas do Gmail ou Apple Memórias). Suplementos diferentes oferecem opções diferentes, mas, como no Gmail, todos os suplementos da lista de tarefas geralmente permitem adicionar uma tarefa diretamente de um email selecionado e sincronizar automaticamente os aplicativos da Web e móveis.
Use o aplicativo Outlook Mobile
Assim como no aplicativo Web do Outlook, não existe uma maneira nativa de converter um email do aplicativo móvel do Outlook em uma tarefa, embora um aplicativo de tarefas da Microsoft esteja disponível para iOS e Android. Os e-mails que você marcou em um dos aplicativos do Outlook são rastreados. No entanto, isso não corresponde à integração da tarefa. Se você deseja converter emails do Outlook em tarefas do Outlook, você realmente precisa usar o cliente do Outlook.
Se você estiver usando um gerenciador de lista de tarefas de terceiros, poderá acessar seus suplementos no aplicativo móvel do Outlook.
Crie tarefas a partir de Apple Mail
Se você usa Apple Correio, sua única opção real é encaminhar seus emails para um aplicativo de terceiros (como Any.do ou Todoist) e gerenciar suas tarefas lá ou arrastar e soltar emails em Lembretes. Assim, para Appleist, o processo manual:
- Abra seu gerenciador de lista de tarefas favorito.
- Encaminhe ou salve o email em um aplicativo de terceiros.
- Defina os detalhes como prioridade, data de vencimento, código de cores e tudo o mais que você usar.
- Salve a nova tarefa.
- Arquive ou exclua o email.
Não há muito que você possa fazer para melhorar esse processo Apple não vinculou mensagens e memórias muito de perto. A empresa também não permite muita integração com aplicativos de terceiros. Até que isso mude (e duvidamos que isso aconteça em breve), a melhor maneira de encaminhar seu email é para um gerente de tarefas de terceiros.
Se você deseja processar seus e-mails apenas uma vez, a criação das tarefas deve ser o mais rápida e fácil possível. Caso contrário, sua caixa de entrada continuará sendo uma lista de tarefas.
Com seus gerenciadores de listas de tarefas e suplementos de terceiros, o Gmail e o Outlook oferecem as ferramentas necessárias para criar tarefas de email de maneira rápida, fácil e eficiente.
