Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como usar Analisar Dados para obter informações rápidas sobre seus dados no Excel
A maioria de nós usa o Microsoft Excel para analisar dados — qual é o total, quem tem o melhor desempenho, quais faturas estão pendentes e assim por diante. É isso que o Excel faz – transforma dados em informações que podemos usar. Agora que o Analyze Data está disponível, as informações em tempo real estão a apenas alguns cliques de distância.
Neste artigo, revisaremos o recurso Analisar Dados do Excel, como usá-lo com mais eficiência e, em seguida, trabalharemos com alguns exemplos que exibirão gráficos e até Tabelas Dinâmicas que analisam seus dados, quase instantaneamente. Você pode até fazer perguntas usando linguagem natural!
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Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits. Atualmente, apenas o Microsoft 365 e o Excel para a Web suportam Analisar Dados. Você pode trabalhar com seus próprios dados ou baixar o arquivo .xlsx de demonstração.
O que é Analisar Dados no Microsoft Excel?
O recurso Analisar Dados do Excel oferece muitas informações com um clique rápido. Em poucas palavras, você clica dentro dos dados e, em seguida, clica em Analisar Dados no grupo Análise na guia Início. O Excel abre o painel Analisar Dados, que exibirá várias interpretações visuais diferentes dos dados, como totais, médias, classificação, tendência e assim por diante. Se você gostar de algo, poderá adicioná-lo à sua planilha (ou planilha do painel). Esse recurso também exibirá algumas perguntas de linguagem natural que você pode querer fazer. Ou você mesmo pode inserir uma pergunta.
Esse recurso vai muito além da ferramenta Quick Analysis que foi adicionada há alguns anos. Se você não estiver familiarizado com esse recurso, selecione duas ou mais células em qualquer lugar do conjunto de dados e clique na ferramenta na parte inferior direita da seleção. Na caixa de diálogo resultante mostrada em Figura A, clique em qualquer uma das possibilidades de avaliação possíveis. É bastante simples, mas não é tão poderoso quanto Analyze Data.
Figura A
Para comparar a Análise Rápida com a Análise de Dados, faça a mesma seleção e clique em Analisar Dados na guia Início. Como você pode ver em Figura B, esse recurso vai muito além da Análise Rápida e talvez a opção mais interessante seja que você pode inserir uma pergunta em linguagem natural. (Esta opção está atualmente disponível em inglês; outros idiomas serão suportados gradualmente.)
Figura B
Você não pode ver todos os gráficos disponíveis na figura, mas se estiver acompanhando, encontrará pelo menos quatro gráficos que analisam os dados selecionados da maneira mais lógica. Como a seleção é um subconjunto, Analisar dados se refere às três colunas selecionadas como Campo1, Campo2 e Campo3. Os dois primeiros gráficos fornecem uma dica sobre os dados subjacentes:
- Os dois maiores valores são bastante próximos.
- Junho não tem vendas para as regiões Noroeste e Central (para o subconjunto selecionado).
- James tem um total substancialmente maior do que junho (para o subconjunto selecionado).
No entanto, sem legendas e rótulos de dados tradicionais, alguns dos gráficos podem precisar de um pouco de interpretação de sua parte. Felizmente, você pode inserir um gráfico em uma planilha e modificá-lo como faria com qualquer outro gráfico. Fazer isso pode ser mais rápido e fácil do que começar do zero.
Agora que você deu uma olhada rápida no recurso, existem várias diretrizes que, quando seguidas, retornarão os melhores resultados desse recurso:
- Formate seus dados como um objeto Table. (Clique em qualquer lugar dentro do intervalo de dados e pressione Ctrl + T.)
- O texto do cabeçalho deve ser uma única linha de rótulos exclusivos para cada coluna. (Evite células mescladas.)
- Analisar dados não oferece suporte a conjuntos de dados com mais de 1,5 milhão de células. Isso não será um problema para a maioria de nós, mas se você é esse, você precisa saber.
- Analisar dados não interpreta datas formatadas como strings. Você deve converter essas strings em tipos de dados válidos do Excel.
Agora, vamos ver o que o recurso faz com o conjunto de dados completo.
Como usar Analisar Dados no Excel
Agora que você conhece um pouco sobre o recurso, vamos colocá-lo em prática. Selecione a Tabela inteira e clique em Analisar Dados. Figura C mostra os primeiros resultados; há três perguntas no topo e quatro gráficos. O primeiro gráfico mostra a comissão total e o valor de cada região; a segunda decompõe os valores por pessoal. O gráfico de frequência provavelmente não ajuda, mas o quarto, curiosamente, mostra uma correlação entre os valores e a comissão, como deveria porque cada comissão é 20% do valor correspondente.
Figura C
No topo, há três perguntas de linguagem natural baseadas nos dados. Clique dentro do controle e você verá que na verdade existem várias perguntas. Clique em qualquer um deles para ver o visual apropriado. Por exemplo, Figura D mostra comissões por região. Esta lista de perguntas é atualizada ao longo do caminho, por isso é fácil perder uma pergunta.
Figura D
O recurso não apenas apresenta a questão, mas determina o visual mais adequado. Por exemplo, o visual para esta pergunta é um gráfico de barras, exibindo as comissões em ordem decrescente. Se isso não é exatamente o que você esperava, sempre verifique as alternativas na parte inferior.
Para retornar ao painel original, clique na seta para trás à esquerda da pergunta. Nesse painel, você verá os visuais originais. A Tabela Dinâmica mostra o total de comissões e o valor de cada região. O gráfico de barras a seguir soma os valores por pessoal… e assim por diante. Dependendo do conjunto de dados, você pode acabar com vários gráficos.
Agora, vamos voltar ao início para ver a opção de pergunta de linguagem natural. Há mais perguntas, basta clicar dentro e você verá essa lista de três perguntas se expandir. Se a pergunta que você quer fazer não estiver nessa lista, você mesmo pode fazer. Pode demorar um pouco para pegar o jeito dessa opção, porque nem sempre retornará o que você esperava. Por exemplo, faça a pergunta: Figura E mostra o resultado correto: são nove datas distintas. Em seguida, faça esta pergunta: A resposta está correta de acordo com Analisar dados, mas não é a resposta esperada. Se você tivesse uma coluna de meses, o recurso retornaria a resposta esperada.
Figura E
Vamos tentar algumas perguntas mais razoáveis. Figura F mostra o resultado de . Você também pode tentar , , ou . O resultado de uma questão um pouco mais difícil, Porcentagem do Noroeste, é mostrado em Figura G. A região noroeste responde por quase metade de todas as vendas.
Figura F
Figura G
Analisamos o básico e, com um pouco de exploração, você poderá usar bem esse recurso. Mas há mais uma opção que você deve conhecer. No primeiro painel, observe a pequena engrenagem e a pergunta: Quais campos lhe interessam mais? Ao clicar nele, você pode se concentrar em dados específicos. Figura H mostra uma lista de campos. Em nosso conjunto de dados, remover uma coluna (campo) não faz muito sentido, mas nem sempre será o caso. A opção Resumir valor por permite alterar a configuração. Três estão disponíveis:
Figura H
A opção Não é um valor aparece quando o conjunto de dados contém dados que não são somados ou calculados, como datas. Você pode classificar por datas, mas não as soma ou média. Analisar dados usará esses valores como rótulos de linha quando usados com outros campos. Quando este campo é usado sozinho, Analyze Data retorna uma contagem exclusiva.
O Analyze Data do Excel retorna muitas informações excelentes, considerando a facilidade de implementação e uso. Aprender a fazer perguntas é o recurso mais desafiador, mas isso ficará mais fácil com a experiência.
