Nota: O seguinte artigo irá ajudá-lo com: Como usar uma regra para encaminhar emails no Outlook
Encaminhar um e-mail é uma tarefa simples, mas tediosa se você encaminhar mensagens para a mesma pessoa com frequência. Quando for esse o caso, crie uma regra no Microsoft Outlook para encaminhar a mensagem para você.
As mensagens chegam e saem, e uma das tarefas de e-mail mais frequentes é encaminhar uma mensagem para alguém que não está na lista de destinatários. É uma segunda natureza para nós. Você pode encaminhar um relatório de status semanal para seu chefe ou encaminhar uma mensagem para seu cônjuge informando que você aceitou planos de jantar para vocês dois com bons amigos. Você pode encaminhar a mensagem como está ou inserir uma nova mensagem própria no Outlook. Neste artigo, mostrarei como criar uma regra que encaminhe mensagens específicas sem nenhum esforço extra de sua parte.
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Estou usando o Microsoft 365 em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar versões anteriores. O encaminhamento está disponível no Outlook para a Web. Não há arquivo de demonstração; você não vai precisar de um.
Sobre o encaminhamento de e-mails
Se você estiver encaminhando manualmente os mesmos tipos de mensagens para as mesmas pessoas com frequência, poderá criar uma regra no Outlook que encaminhará a mensagem adequadamente para você. Pode não parecer uma grande economia de tempo, mas se você fizer isso com frequência suficiente com vários tipos de mensagens, poderá evitar o trabalho de lembrar de fazê-lo e, em seguida, fazê-lo. Eu quero enfatizar um contra de usar uma regra – a regra não saberá quando encaminhar a mensagem. Por exemplo, se você costuma receber informações confidenciais nessas mensagens que não deve encaminhar, lembre-se de suspender a regra para essa mensagem. A longo prazo, isso pode ser mais difícil do que o encaminhamento manual. Ou crie um passo rápido que encaminhe para seu chefe; é um clique extra, mas ainda um pouco mais rápido do que o encaminhamento manual e mais seguro se às vezes você não deve encaminhar.
Como criar uma regra no Outlook
Antes de realmente criarmos a regra, vamos discutir a situação. Vamos supor que você receba um aviso de solicitações de serviço específicas de clientes. Seu chefe quer saber sobre esses pedidos de apenas um cliente. Nesse caso, tudo o que você realmente precisa é o e-mail do cliente e o e-mail do seu chefe, então essa regra será fácil de criar.
- Primeiro, clique na caixa de entrada. Se você tiver uma mensagem do cliente em questão, selecione-a. Caso contrário, não importa qual mensagem você selecionar.
- Se necessário, clique na guia Início e, em seguida, clique no menu suspenso Regras (no grupo Mover).
- Na lista suspensa resultante, escolha Criar regra.
- A caixa de diálogo resultante será preenchida automaticamente com as informações da mensagem selecionada, portanto, ignore-a e clique em Opções avançadas.
- Na caixa de diálogo Assistente de regras, alguns links serão preenchidos automaticamente da mesma maneira, mas aqui você pode alterá-los.
- Clique na primeira regra, De (onde está o remetente da mensagem selecionada, que pode ou não ser o cliente em questão).
- Clicar nessa opção atualizará a regra mostrada no painel inferior (Etapa 2). Se você precisar alterar o remetente, clique no link e, usando a caixa de diálogo Endereço da regra, exclua o remetente no controle De e clique duas vezes no remetente apropriado. Nesse caso, estou usando meu e-mail do TechRepublic.com, [email protected], conforme mostrado em Figura A.
- Clique em OK e a Etapa 2 é atualizada com o endereço selecionado.
- Clique em Avançar.
- Desta vez, marque a opção Encaminhar para pessoas ou grupo público (Figura B).
- Clique duas vezes no link de encaminhamento, selecione o endereço de e-mail do chefe e clique em OK. (Usarei o mesmo endereço de e-mail para simplificar as coisas da minha parte, mas você trabalhará com dois endereços de e-mail.) A regra atualizada agora encaminha mensagens.
- Clique em Avançar duas vezes e insira um nome para a regra, como Encaminhar para o chefe. Se houver mensagens na caixa de entrada que precisem ser encaminhadas, marque Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na caixa de entrada. Para nossos propósitos, a opção Ativar esta regra marcada é tudo o que precisamos. Eu recomendo que, ao testar isso, você não use o endereço do seu chefe até que esteja pronto para começar a enviar mensagens.
- Clique em Concluir.
Figura A
Figura B
Neste ponto, você tem a regra em vigor e pode começar a usá-la. Quando um email chega do cliente, o Outlook encaminhará automaticamente a mensagem para o chefe. Essa última parte é importante. Se você enviar e receber e-mails manualmente, a cópia encaminhada ficará na sua Caixa de saída até a próxima vez que você enviar e-mails.
Como criar exceções às regras no Outlook
Essa é uma regra simples que encaminhará todas as mensagens que você receber do seu cliente para o seu chefe. Na etapa 12 da última seção, você clica em Avançar duas vezes, ignorando uma seção de opções de exceção. Você pode personalizar ainda mais a regra, se necessário. Por exemplo, se seu chefe estiver na lista de destinatários, você não gostaria de encaminhar o e-mail porque o chefe já o recebeu. Em um caso como esse, você clicaria na opção Exceto se enviado para pessoas ou grupo público e escolheria o endereço de e-mail do seu chefe.
Se você não estiver familiarizado com as regras, passe um pouco de tempo revisando as diferentes opções, para que você possa começar a colocá-las em prática. Além disso, sempre teste suas regras para garantir que elas funcionem conforme o esperado. Finalmente, é fácil esquecer regras como essa, e nem toda situação terá uma exceção que funcionará. Quando for esse o caso, você terá que se lembrar de suspender temporariamente ou atualizar a regra por conta própria.
