Microsoft Word, Excel e PowerPoint, incluídos no pacote Office, estão entre os produtos mais importantes da Microsoft. Não é à toa que a equipe está constantemente trabalhando para melhorá-lo e tentar introduzir recursos novos e úteis. A situação no ano passado fez com que fôssemos obrigados a trabalhar remotamente como nunca antes, e assim as regras do trabalho em equipe mudaram. É neste aspecto que a equipa da empresa americana tem trabalhado recentemente. Foi anunciado que a implementação de comentários modernos para o editor do Microsoft Word acaba de começar – assim, o trabalho colaborativo no documento se torna ainda melhor.
Os comentários antigos eram insuficientes
Alguém pode se perguntar o que pode ser melhorado em uma função tão simples como o comentário. Afinal, bastava selecionar um fragmento do texto e complementá-lo com uma descrição adequada, e a solução implementada no pacote Office deu um passo além, pois permitiu agregar respostas. No entanto, não era um sistema perfeito.
O antigo sistema de comentários do Microsoft Word era muito pobre em recursos
Era problemático rastrear alterações ou novos comentários – não havia sistema de notificação. Na versão de saída, também não é possível redigir comentários – ou publicamos imediatamente ou preparamos em algum lugar ao lado e adicionamos quando estiver completamente pronto.
Para quem não está trabalhando com documentos em uma equipe, isso pode ser trivial, mas, na realidade, são limitações que não permitem que você use todo o potencial do trabalho em equipe. Felizmente, há algum tempo, um novo sistema de comentários foi introduzido nas versões web e móvel do Microsoft Word, e a partir de agora ele começa a ser implementado na versão desktop.
Microsoft Word com comentários novos e modernos
Os comentários modernos são a base para um ambiente de colaboração de equipe mais rico. Esta função ganha novas possibilidades. Uma das mais importantes é a @ menção, ou seja, a possibilidade de citar um usuário específico que receberá uma notificação por e-mail. Esta função vai um passo além – direto do e-mail de notificação, poderemos ir para o documento ou adicionar uma nova resposta ao comentário respondendo à mensagem. Isso parece ótimo porque você não terá que abrir um documento especificamente para reagir à menção.
As menções no Microsoft Word criam novas oportunidades e melhoram o trabalho em equipe (fonte: Microsoft)
A mudança também afeta a aparência atualizada da seção de comentários. Ganhamos flexibilidade na maneira como você os vê e interage com eles. Em vez de exibir comentários por padrão no lado direito do documento, ao lado do texto, a Microsoft nos dá a opção de exibi-los em um painel separado. Dessa forma, poderemos nos concentrar mais nas visualizações que são mais relevantes para o documento. Esta é uma simplificação realmente grande que pode afetar positivamente a eficiência do trabalho.
A capacidade de mover a visualização de comentários para um painel separado permitirá que você se concentre mais no que é mais importante (fonte Microsoft)
Graças ao novo sistema de comentários, seremos capazes de manter mais controle sobre o que queremos escrever e quando. Eventualmente, seremos capazes de editar nossos comentários adequadamente antes que outras pessoas possam vê-los. Como a Microsoft escreve:
Graças aos comentários modernos, você não precisa mais se preocupar se outras pessoas verão seus comentários antes de terminar de editá-los. Depois de redigir um novo comentário ou resposta, clique no botão Postar ou use o atalho de teclado Ctrl + Enter (Windows) ou Cmd + Enter (MacOS) para compartilhar suas idéias com outras pessoas. Agora, apenas a pessoa que o criou pode editar o comentário ou resposta.
Os comentários do Microsoft Word não serão postados imediatamente. Eles estarão visíveis quando os publicarmos manualmente (fonte: Microsoft)
Ferramentas e possibilidades adequadas para trabalho em equipe remotamente
Os novos recursos de comentários introduzidos pela Microsoft parecem ser o elo que faltava para um trabalho em equipe remoto eficaz. É esse sistema, como nenhum outro, que precisa ser aprimorado – principalmente quando não podemos encontrar a equipe e esclarecer nossas dúvidas em uma conversa.
O sistema proposto pelos americanos elimina a necessidade de conversas cara a cara ou agendas coordenadas, dando a você muita flexibilidade na entrega de seus comentários e percepções. Vale ressaltar que será um ambiente coerente que poderemos utilizar em Word, Excel e PowerPoint.
A atualização já está sendo implementada na versão de produção do Office para Windows e, em breve, todos os usuários poderão aproveitar as vantagens do novo sistema de comentários. Os usuários do MacOS devem ser um pouco mais pacientes – essa mudança foi primeiro para a versão de visualização.
