O que é o Confluence e por que ele deve fazer parte do seu negócio?

A Atlassian reuniu uma impressionante variedade de produtos para ajudar a tornar o gerenciamento de projetos incrivelmente fácil. Sob o mesmo teto você tem Jira, Trello e Confluence. A maioria das pessoas na órbita dos negócios sabe tudo sobre Jira e Trello, pois essas duas peças do quebra-cabeça são amplamente usadas para gerenciamento de problemas e projetos. É essa terceira ferramenta que a maioria dos usuários não conhece. É também aquela terceira ferramenta que você não tem ideia de que precisava – até começar a usá-la.

Simplificando, o Confluence é a justaposição de conhecimento e colaboração. Pense no Confluence como um wiki colaborativo, onde você pode armazenar documentos que fazem parte do seu projeto. Onde o Trello permite gerenciar o fluxo desses projetos e o Jira permite rastrear problemas para esses projetos, o Confluence permite documentar esses projetos.

VER: Kit de contratação: Gerente de projetos (TechRepublic Premium)

Mas não pense no Confluence como um wiki padrão e direto. O Confluence faz um wiki melhor, permitindo que você organize seus documentos em Spaces, para que você possa reunir documentos para diferentes projetos em um local centralizado. O Confluence também oferece recursos como:

• Espaços e páginas ilimitados
• Árvore de página estruturada
• Macros
• Vários modelos
• Aplicativos e integração
• Versão de página
• Busca Avançada
• Edição em tempo real
• Comentando
• Notificações
• Permissões
• Feeds domésticos e personalizados
• Anúncios e blogs
• Privacidade, criptografia e conformidade

Páginas e Espaços

Essa é uma das ideias que diferenciam o Confluence de um wiki tradicional. Com o Confluence, seu trabalho é dividido em Spaces, que você pode pensar como um contêiner para hospedar páginas e postagens de blog com conteúdo centrado em um projeto específico.

Vamos quebrar isso. Digamos que você tenha o Projeto X, que é composto de várias partes diferentes. Você pode ter Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4 e Parte 5. No Confluence, o Projeto X seria a casa que serve como ponto de partida para cada Espaço. Então, no Projeto X, você criaria cinco espaços:

• Parte 1
• Parte 2
• Parte 3
• Parte 4
• Parte 5

Dentro de cada Espaço, você poderia criar uma visão geral, que descreveria a Parte e documentaria o propósito da parte e os membros da equipe atribuídos à parte. Você pode então criar entradas de Blog, que podem servir para manter um histórico de execução do processo, e Páginas, que podem conter documentação para o trabalho real que está sendo feito.

Os espaços são o coração do Confluence e facilitam muito a organização de sua documentação e colaboração em casa. É aqui que as ideias se juntam de forma colaborativa e iterativa.

Além do gerenciamento de projetos

Faça um favor a si mesmo e pare de pensar no Confluence apenas como um meio para um fim de gerenciamento de projetos. Por quê? Porque você pode tirar muito mais proveito desta plataforma do que apenas documentação de suporte para um projeto. O Confluence pode ajudá-lo a:

• Crie planos de marketing
• Crie e compartilhe as políticas da empresa
• Documentar sessões de brainstorming
• Comunicações internas, briefings e atualizações da casa
• Fornecer software, suporte e documentação do sistema
• Expanda sua base de conhecimento

Com um pouco de criatividade, praticamente não há limite para como você pode usar o Confluence.

Meu único momento “oops” com o Confluence

Descobri que o Confluence é uma ótima maneira de criar documentos e informações para um projeto que excede o que um gráfico Kanban ou Gantt pode conter. Este é um bom meio de expandir suas ferramentas de gerenciamento de projetos.

No entanto, encontrei um ponto de dor fundamental – a Visão Geral. Quando comecei a usar o Confluence, não importa o que eu tentasse, não conseguia descobrir como editar o conteúdo padrão da visão geral. Parecia bastante simples: vá para a Visão geral, clique no botão Editar e edite o conteúdo conforme necessário. No entanto, depois de editar a página de visão geral, parece que o Confluence transformou essa visão geral em uma página, que não é uma visão geral.

E então me ocorreu: O botão Publicar.

Foi apenas por acaso que descobri que depois de editar a página de visão geral, como todas as outras páginas, as edições devem ser publicadas antes de aparecerem.

Palma, conheça a testa.

Sempre que você edita uma página, essas edições permanecem ocultas até que você as publique. Isso me faz questionar sua alegação de edição em tempo real. Mas mesmo com aquele pequeno momento “oops”, descobri que o Confluence é uma adição inestimável à linha de ferramentas da Atlassian.

Se você achar que as ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos não fornecem tudo o que você precisa – e que “tudo” inclui algo semelhante à documentação, então o Confluence pode ser exatamente o que você está perdendo. Se você já é usuário do Jira ou do Trello, comece sua aventura com o Confluence. Você não vai se arrepender do tempo gasto na construção desta plataforma.